Desde enero de 2025, el Real Decreto 1007/2023 exige que las facturas emitidas con herramientas que procesan o almacenan datos de forma estructurada lo hagan desde un SIF certificado. Muchos autónomos generan sus facturas con Excel o Word y se las entregan a su asesor, quien las almacena o registra en nombre del cliente. Esto convierte al asesor —y a veces también al autónomo— en sujeto obligado a cumplir con la normativa.
El reglamento y la reciente Consulta Vinculante V0058-25 de la Dirección General de Tributos han dejado claro que no es el programa lo que determina si debes adaptarte, sino el uso: si los datos se conservan o se utilizan para generar registros contables o cumplir con obligaciones tributarias, el sistema debe contar con un log de eventos y estar preparado para firmar electrónicamente las facturas si así lo solicita la Agencia Tributaria.
Esto deja fuera de toda duda que quien utilice Excel o Word para facturar y guarde esos archivos —ya sea para archivo propio o para su contabilidad— está dentro del ámbito de aplicación de la norma. Por tanto, deben usar un SIF compatible con Verifactu o uno alternativo que incorpore un sistema de registro de eventos y trazabilidad. En este último caso, no estarán obligados a enviar las facturas automáticamente a la AEAT, pero sí a estar preparados para firmarlas y entregarlas cuando les sea requerido.
En este contexto, Verifactu se perfila como la opción más segura y garantista. Ofrece trazabilidad, firma electrónica, log de eventos y compatibilidad total con la normativa, eliminando cualquier margen de interpretación. Evita riesgos jurídicos y sanciones que pueden llegar hasta los 50.000 euros por ejercicio.
Además, conviene destacar que en el caso de los autónomos o microempresas que delegan estas tareas en asesores externos, la responsabilidad del cumplimiento normativo puede recaer en estos últimos. No obstante, es esencial que el autónomo se asegure de que su asesor utiliza un sistema compatible con Verifactu o con la futura plataforma estatal de intercambio.
Conclusión
Verifactu no es solo un cambio técnico, sino una garantía legal. En un entorno tan difuso como el actual, donde incluso conservar una factura puede convertirte en sujeto obligado, optar por un sistema certificado elimina incertidumbres y protege tu actividad. Si sigues facturando con Excel o Word, el momento de adaptarte es ahora.
